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Alexandre Ribenboim.
Harvest: Uma ferramenta para controle de horas
Quem acompanha este blog sabe que sou fã de software na nuvem (#cloud, #saas). Esses software são pagos por uso e seus preços são, em geral, acessíveis para as pequenas e médias empresas e start-ups. Pode-se começar a usar uma ferramenta cloud quase instantaneamente, pois ela dispensa a compra e a instalação de equipamentos e sistemas, bastando o browser para conectar.
Seguindo o assunto dos dois últimos posts, vou apresentar uma dessas ferramentas, voltada, exclusivamente, para o controle de “timesheets”, o estoque de horas que as empresas de serviços devem registrar e consolidar para produzir inteligência para o negócio. Trata-se do Harvest.
A ferramenta Harvest serve tanto para profissionais autônomos – um consultor, um designer – como para empresas. Seu custo mensal é razoável: USD 90 para 10 usuários, USD 40 para 5 usuários ou USD 12 para um único usuário.
O Harvest organiza seus dados na seguinte estrutura básica:
Clientes
Projetos
Tarefas
Horas e profissionais
Despesas
Tipos e valores
Um cliente pode ter vários projetos, cada projeto várias tarefas e despesas. As tarefas, por sua vez, mantém o registro das horas e dos profissionais envolvidos e as despesas são estruturadas por tipos e registram os valores das gastos com o projeto.
Para usar o Harvest deve-se imputar os clientes ativos, os projetos ativos e as diferentes tarefas que cada projeto demanda. Em seguida, os profissionais que trabalham na empresa (funcionários ou terceiros) devem ser cadastrados. Cada profissional recebe uma conta de acesso à ferramenta para, via web, registrar suas horas e despesas diariamente.
No final do período, pode-se usar o sistema para gerar, automaticamente, diversos relatórios por cliente, por projeto, por período, por pessoa, etc. etc.
Há uma versão para iPhone que permite registrar as horas utilizadas em campo.
Quem quiser conhecer outras ferramentas de controle de horas há ainda: FreshBooks e TSheets. Ou ainda, todas essas da figura abaixo.
Alexandre Ribenboim.
Como medir o estoque de horas
(O post, a seguir, se refere a uma empresa, mas pode, muito bem, servir para um profissional autônomo ou para uma unidade de negócios que presta serviços.)
Uma empresa de serviços precisa controlar o uso das horas dos seus profissionais ligados à produção, pois são essas horas que, no final das contas, são o produto da sua venda. Veja post anterior sobre este tema.
Para isto, a empresa deve instituir, com todos os profissionais diretamente ligados à produção, uma prática de registrar todas as horas utilizadas nos diversos projetos.
Cada hora do dia deve ser registrada, sem exceção. Inclusive as horas dos diretores ou donos do negócio. (É sabido que os donos/diretores são os primeiros a não registrar suas horas, furando completamente o esquema e destruindo o interesse dos demais funcionários em manter o registro diário. Mas isto é assunto para outro post).
A ferramenta para registro de horas leva o nome, em inglês, de “timesheet”. Um “timesheet” pode ser uma tabela simples, contendo: nome do cliente, nome do projeto, nome do profissional, número de horas usadas e qual a atividade ou tarefa foi executada.
Com o “timesheet” de cada profissional envolvido, o gerente do projeto pode consolidar os esforços de todos em um relatório que indique o total de horas, o corte por tarefas e a rentabilidade do projeto e do cliente.
O histórico de projetos, controlados por “timesheets”, acumulado ao longo do tempo leva a empresa a acertar mais nos orçamentos de novos serviços e, com isto, garantir suas margens por projeto e, ainda, aumentar a margem total do negócio.
No próximo post vou apresentar uma ferramenta para ajudar a sua empresa a controlar seu estoque de horas.
Alexandre Ribenboim.
Estoque de gente
“quando você pode medir o assunto sobre o qual você está falando, e expressá-lo em números, você sabe algo sobre ele; mas quando você não pode medi-lo, quando você não pode expressá-lo em números, seu conhecimento é de um tipo limitado e insatisfatório.“, Lord Kelvin.
A indústria controla seus estoques de matéria-prima e de produtos manufaturados. Seu custo variável é, basicamente, o quanto custa a matéria-prima. Suas vendas estão limitadas ao que é produzido.
O varejo vende o que tem nos estoques das prateleiras e depósitos, ou manda fabricar sob demanda.
E uma empresa de serviços? Como uma empresa de serviços mede seus custos, planeja e controla as suas vendas e receitas?
O estoque de uma empresa de serviços é a mão de obra do seu pessoal. Não todos os funcionários, somente aqueles que estão diretamente ligados à produção. Numa empresa de arquitetura, por exemplo: são os arquitetos. Em um escritório de advocacia: os advogados e alguns estagiários.
Até aqui, tudo bem. Ocorre que poucas empresas de serviços controlam as horas do seu pessoal de produção e, portanto, vivem no escuro.
Não controlar os estoques de mão de obra significa não poder medir a rentabilidade de um projeto. Podemos, sim, saber a rentabilidade no período – se sobrou ou não dinheiro no fim do mês – mas, avaliar um projeto específico ou comparar dois projetos entre si, impossível. Que dirá fazer um orçamento para um novo projeto? Uma obra de adivinhos.
Alexandre Ribenboim.
Empreendedores podem ser produzidos em laboratório?
“O que os empreendedores precisam não é de um curso abstrato, desses que são ministrados nas escolas de negócios, mas sim de conhecimento prático e relevante.“,Vivek Wadhwa, TechCrunch.
Há alguns posts atrás, fiz esta mesma pergunta aplicada aos líderes: Líderes podem ser produzidos em laboratório?
Pois, este post (em inglês) do TechCrunch pergunta, e responde, se os empreendedores podem ser treinados ou, necessariamente, nascem com o gene do empreendedorismo.
A resposta segue os dados de uma pesquisa – “Anatomy of an Entrepreneur: Family Background and Motivation” que consultou 549 empreendedores de sucesso.
A pesquisa descobriu que 52% desses empreendedores são os primeiros a abrir um negócio na sua família mais próxima. Veja o gráfico que mostra os diversos percentuais. 39% tiveram seus pais como exemplo de empreendedor, e 7% suas mães deram o exemplo. Metade dos entrevistados nem pensava em empreender quando estava na escola. Veja o segundo gráfico, logo abaixo.
Os meus pais são funcionários públicos. Você há de concordar que, há poucas atividades menos empreendedoras que o funcionalismo público. No entanto, desde cedo, eu não pensava em outra coisa a não ser em abrir minha própria empresa.
Outro dado interessante da pesquisa mostra que educação superior é muito importante para os empreendedores que têm sucesso, no entanto, não importa muito se a universidade é uma das melhores do mundo, ou se é apenas uma boa universidade.
E, ainda, a pesquisa aponta que 69% dos empreendedores começaram suas empresas após 10 anos trabalhando para terceiros. O que indica que experiência profissional, antes de empreender, é importante. E, também, que nunca é tarde para começar.
Finalmente, o artigo afirma: “indivíduos altamente motivados com ‘ideias escaláveis’ (Nota: ideias de negócios que possam crescer, escalar no sentido de atingir um grande mercado) podem ser treinados para ser empreendedores e ter sucesso, basta incluí-los numa rede de outros empreendedores experientes, desenvolver fontes de financiamento e mentores.”
Mãos a obra, então.
Alexandre Ribenboim.
Energia mais limpa, será?
Uma parte expressiva das despesas de uma empresa vem dos custos de energia.
As indústrias são consumidoras vorazes de energia e as grandes empresas, com seus exércitos de funcionários, também.
Nestes tempos de computação na nuvem, até algumas pequenas empresas têm consumido muito. A Twitter, por exemplo, tem apenas 140 funcionários, mas pense na quantidade de equipamentos que ela precisa manter ligados para sua rede social dar conta das 151 milhões de visitas e quase 24 milhões de usuários únicos por mês.
Muitas empresas têm buscado novas tecnologias para a produção de energia limpa, eficiente e barata. É o caso, da Bloom Energy, que será oficialmente lançada nesta 4af, nos EUA, e que recebeu destaque na mídia americana, no programa 60 Minutes de ontem.
A solução da Bloom Energy é um pequeno gerador de energia (Bloom Boxes), do tamanho de um tijolo (veja foto acima), que funciona combinando oxigênio (ar) e combustível (gás natural, por exemplo), mas sem precisar de combustão. Daí ser um gerador de energia mais limpa do que os geradores atuais.
Dois desses Bloom Boxes podem fornecer energia para uma casa nos EUA. Um Bloom Box alimenta uma casa na Europa ou quatro casas na Índia.
Apesar dos céticos ainda não confiarem que tenhamos alcançado uma solução viável, do ponto de vista do custo de produção, viabilidade de implantação e efeitos colaterais de novas tecnologias para a geração de energia alternativa, há quem acredite na Bloom Energy. Entre os que acreditam, encontra-se um dos maiores fundos de capital de risco dos EUA, o Kleiner Perkins, que traz um histórico invejável de acertos no currículo.
Nos últimos meses, diversas empresas importantes estão testando a tecnologia Bloom Energy, tais como: Google, eBay, Staples e FedEx, entre outras 16 empresas. E já estão economizando na conta de luz.
Leia mais aqui (em inglês).
Atualização em 25/02/2010: O evento de lançamento da empresa ocorreu ontem. Leia sobre neste artigo (em inglês).
Alexandre Ribenboim.
Há potes de ouro naquelas velhas indústrias
“The best tech deals are no longer in a much picked over ‘tech sector’ per se; they’re in applying technology to old-world industries“, @techcrunch
A web não é o único espaço para se empreender e inovar neste mundo. Veja só o caso da empresa GreenRoad, de Israel, que encontrou uma excelente oportunidade de negócios numa indústria antiga, ainda não totalmente tomada por tecnologias de ponta e com problemas reais: altos custos que podem ser evitados, vidas que podem ser salvas, o meio ambiente que pode ser respeitado.
Bastou um bom observador com olhar cuidadoso e pronto! Cria-se um negócio de ponta e, ainda, global.
A indústria que a GreenRoad atende é a de transportes, mais especificamente frotas de caminhões, ônibus e carros. Em poucas palavras, a empresa criou um equipamentozinho (basicamente, sensores, GPS e luzes de sinalização) que, instalado no painel dos veículos, consegue avaliar como o motorista está guiando.
O equipamento apresenta uma luz verde, quando está tudo ok, amarela, quando o motorista está se excedendo um pouco (freadas bruscas, por exemplo), e vermelha, quando ele está dirigindo feito um louco. Todo o dia pela manhã o equipamento apresenta a luz verde e, ao longo do dia de trabalho do motorista, vai monitorando. Se for o caso, passa para amarelo e vermelho.
Resultado: os motoristas estão mais conscientes do seu modo de dirigir, o que, de cara, poupa combustível. Mas poupa mais: os custos de um acidente são altíssimos, a vida das pessoas envolvidas em acidentes de trânsito não tem preço e, ainda, a própria economia de combustível e do ferro velho pós-acidente ajuda a preservar nosso planeta.
Boa ideia com claros indicadores de resultado. Venda fácil para quem administra frotas. Leia mais aqui.
Alexandre Ribenboim.
PS.: Agora, imagina a segurança que isto traz para os pais das crianças que usam ônibus ou vans escolares? Já comprei!
Saindo em defesa dos custos
Custo - 1. O que deve ser dispendido (em dinheiro, tempo, esforço, etc.) para se obter algo. 2. Econ. Preço pago pela aquisição de ou produção de um bem. 3. Fig. Dificuldade, trabalho, esforço. 4. Bras. Demora, tardança.(…), Dicionário Aurélio
A julgar pela definição acima e frases como, custos devem ser evitados ou reduzidos ao máximo e, ainda, expressões como, cortar custos, etc. o custo é apenas um mal necessário. Contudo, para os empreendedores, ter alguns custos é bom, é salutar e útil.
Explico.
Nada como um custo para pagar no fim do mês, digamos: o aluguel, a prestação de um equipamento, que compramos para a produção, ou a mensalidade do contador, para nos mover, para nos tirar da inércia. Pagar esses custos torna-se um objetivo concreto de curto prazo.
Sem objetivos concretos de curto prazo (os custos), muitos seres humanos ficam preguiçosos, encontrando desculpas para não agir, para deixar como está para ver como fica. No limite, moram na casa dos pais até casar ou ficam empregados no que não gostam, sonhando com outra vida, sem jamais agir, concretamente.
Se você quer realmente ser um empreendedor, comece por arrumar uns custos – não muitos e nem altos, para não se afogar – mas poucos e baixos. O suficiente para te fazer alcançar o faturamento necessário para pagá-los no fim do mês. E daí, crescer um pouco mais.
Alexandre Ribenboim.
Planejar até acabar no papel
“Pare de fazer listas do que fazer na vida, comece a criar listas do que já foi feito“, Sally Hogshead
(Observação: O texto a seguir não vale para start-ups que necessitam de investimentos opulentos.)
Quem lê regularmente este blog sabe que eu sou defensor do planejamento. Desde a declaração da estratégia até o plano de ação, do plano de negócios até o estudo de viabilidade financeira.
Mas, especialmente para um novo empreendimento (uma start-up), não acho que devemos gastar muito tempo na fase de planejamento.
Criar uma empresa deve ser um pouco resultado de um impulso. Se ficarmos planejando demais, levantando informações demais, acabaremos especialistas no assunto, mas não empreendedores.
Empreender é partir para ação, é fazer acontecer, é buscar o primeiro faturamento, é provar que existe mercado e que o modelo de negócios é viável.
Depois que ficar provado que há mercado para o seu empreendimento (algumas vendas comprovam), você pode se preocupar com a elaboração de um plano de negócios. Pois, a partir deste ponto, tudo fica mais fácil. Você consegue defender o seu conceito, avaliar melhor seus custos, a flexibilidade de preços e, principalmente, com um ou mais clientes para apresentar, os investidores te darão mais atenção.
No mais, a realidade molda nosso planejamento o tempo todo, ainda mais nesta fase em que o modelo ainda está prematuro. Portanto, avançar um pouco na execução pode até economizar tempo de estudos de alternativas inviáveis.
Claro que um pouco de planejamento para sua start-up é importante, mas quanto tempo é saudável dedicar para esta fase antes de partir para a ação? Eu diria que, em uma start-up de empresa pequena e média, este tempo não pode passar de uns 2 meses, do contrário arriscamos nunca partir para a implementação, ficando só no papel.
Alexandre Ribenboim.
Investidor-anjo com US$ 26,00
“The best way to predict the future is to invent it“, Alan Kay
Totalmente via internet (sem conhecer pessoalmente o empreendedor e sem ler o plano de negócios!), acabo de me tornar um investidor-anjo de um projeto.
Através do site Kickstarter, que oferece projetos de todos os tipos para as pessoas investirem, resolvi fazer um pequeno aporte em um jogo de tabuleiro chamado “The Gentlemen of the South Sandwiche Islands”.
Em contrapartida pelo meu capital, caso o projeto consiga alcançar o valor mínimo necessário (atualização: o jogo já conseguiu), ele será produzido e, eu, como investidor-anjo receberei uma unidade aqui em casa.
É a internet viabilizando micro-negócios para micro-empreendedores em micro-nichos, mas com alcance global.
Conheça mais sobre o jogo. Clique aqui.
Alexandre Ribenboim.
